Politique de confidentialité de l’app Varda

Mise à jour le 10 novembre 2026.

Qui est responsable

L’app Varda est éditée par VARDA (VARDA Propreté & Services), société par actions simplifiée, dont le siège est situé 6 place du Président Thomas Woodrow Wilson, 31000 Toulouse, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Toulouse sous le numéro 105 374 763. VARDA est responsable des traitements décrits ici. Pour toute question sur vos données : rgpd@vardaps.com.

À qui sert l’app

L’app Varda est réservée aux salariés de Varda (planning, pointage, demandes, documents), à son encadrement et à ses clients (suivi des passages, qualité, messages). Les accès sont créés par Varda : l’app ne permet pas de créer un compte soi-même. Les pages ouvertes par les QR codes posés sur les sites sont accessibles à tous, sans compte. L’app ne contient aucune publicité, et aucune donnée n’est vendue ni utilisée à des fins publicitaires.

Les données traitées

• Salariés : nom, prénom, téléphone et adresse électronique, langue de l’app, planning des passages, heures d’arrivée et de départ sur les sites, mode de pointage (QR code, badge NFC ou position) et distance au site au moment du pointage, pointages pris sans réseau et refusés (heures lues sur le téléphone et motif du refus, montrés à l’encadrant du site pour régler le temps), rapports de passage et photos prises dans l’app, demandes (absences, fournitures), documents (bulletins de paie, contrats, documents de l’entreprise), téléphones connectés (nom de l’appareil, dates de connexion), alertes de protection du travailleur isolé (voir ci-dessous).
• Encadrement : en plus, les contrôles qualité, remplacements et validations réalisés dans l’app. L’adresse du domicile des agents de terrain de son secteur peut lui être montrée, à sa demande ; chaque consultation est tracée.
• Clients : nom, fonction et adresse électronique des personnes qui ont un accès, messages, signalements, avis et documents de leurs sites ; nom, fonction, rôle, adresse électronique et téléphone professionnels de leurs interlocuteurs auprès de Varda (décideur, achats, comptabilité, contact sur place), avec l’historique daté des échanges (appels, rendez-vous, courriers), sans donnée sensible.
• Visiteurs des QR codes : un avis anonyme (note, motif, précision facultative), sans compte ni adresse. Pour un signalement (éclairage, porte), un moyen de vous recontacter peut être laissé ; il est effacé à la clôture du signalement.

Position, appareil photo, NFC et notifications

L’app ne suit pas les déplacements. La position n’est lue qu’au moment où un salarié pointe par position, pour vérifier qu’il se trouve sur le site ; seule la distance au site est conservée avec le pointage. Le pointage par position n’est proposé que sur les sites où ni le badge ni le QR code ne permettent un pointage fiable ; le motif propre à chaque site est noté par Varda et communiqué sur demande. La position est aussi lue une seule fois au moment où un salarié déclenche une alerte SOS (voir ci-dessous), jamais avant ni après. L’appareil photo sert à lire les QR codes et à joindre des photos à un rapport, le NFC à lire les badges de pointage (et, pour les encadrants, à écrire et verrouiller les badges neufs), les notifications à prévenir d’un changement de planning ou d’un message ; elles passent par le service de notification d’Apple ou de Google, qui n’en reçoit que le titre. Sur iPhone, le verrouillage de l’app par Face ID ou Touch ID est facultatif : la reconnaissance se fait sur le téléphone, Varda ne reçoit aucune donnée biométrique. Chaque autorisation peut être refusée dans les réglages du téléphone ; le pointage peut alors être enregistré par l’encadrant du site.

Protection du travailleur isolé

Lorsque Varda l’a mise en service, l’app protège les salariés qui travaillent seuls sur un site, souvent tôt le matin ou le soir. Sa seule finalité est la sécurité des personnes : elle ne sert ni au contrôle du temps de travail, ni à une sanction.

• Alerte SOS : déclenchée par le salarié lui-même, par un appui maintenu de trois secondes sur le bouton SOS, proposé pendant un passage, dans l’heure qui le précède et qui le suit, et pendant une visite d’un encadrant. Sont transmis : le nom du salarié, l’heure, le site du passage et, si le téléphone l’autorise, la position lue une seule fois au déclenchement (latitude, longitude et précision). Sans autorisation ou sans position disponible, l’alerte part quand même avec le site du passage. Aucune position n’est lue pendant le travail.
• Départ non pointé : si le départ d’un passage dont l’arrivée a été pointée n’est pas pointé peu après la fin prévue, le salarié est invité à pointer ou à confirmer que tout va bien, et son encadrant est prévenu. Aucune position n’est lue : le seul repère est le site du dernier pointage. Les salariés notés sans téléphone ne sont pas concernés.
• Destinataires : l’encadrement du site (ou son suppléant), puis la direction du secteur si personne ne prend en charge l’alerte, par l’app, une notification sur le téléphone et un SMS envoyé par Brevo (le SMS ne contient que le nom et un lien, jamais la position). La position ne s’affiche qu’aux personnes que l’alerte a prévenues (encadrement du site, son suppléant, la direction), dans leur app ou au bureau ; les autres encadrants du secteur voient l’alerte sans la position.
• Suivi : la prise en charge, l’appel du salarié et la clôture (avec un commentaire de l’encadrant) sont tracés ; le journal ne garde ni la position ni le commentaire. Le salarié peut signaler une fausse alerte ou confirmer que tout va bien.

Pourquoi, et sur quelle base

• Exécution du contrat de travail et obligations légales de l’employeur : planning, décompte du temps de travail, paie, remise des bulletins et des documents.
• Exécution du contrat de prestation avec les clients : justification des passages, suivi de la qualité, échanges avec l’encadrant.
• Intérêt légitime de Varda : qualité du service (avis des visiteurs), sécurité de l’app (journal des connexions et des consultations).
• Obligation de l’employeur d’assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés (article L. 4121-1 du code du travail) et sauvegarde des intérêts vitaux des personnes : protection du travailleur isolé.

Qui y a accès

Les données ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées de Varda, selon leur rôle. Un client ne voit que ses sites : les heures de passage et le prénom de l’agent, jamais ses coordonnées. Varda fait appel à des prestataires qui agissent sur ses instructions : hébergement de l’app (Clever Cloud) et copie de sauvegarde chiffrée chez un prestataire de stockage dans l’Union européenne, envoi des courriels et SMS (Brevo), signature électronique (Youtrust, ex-Yousign), facturation (Pennylane), paie (cabinet d’expertise-comptable et logiciel Silae), courrier postal (MySendingBox), notifications sur iPhone (Apple, qui reçoit le titre et le texte de la notification), situation des adresses sur la carte, domiciles compris (Géoplateforme de l’IGN, qui ne reçoit que l’adresse). La carte des sites utilise Google Maps pour les seules adresses des sites, jamais celles des domiciles. La traduction automatique des consignes des sites et l’assistant du bureau utilisent un service d’intelligence artificielle (Anthropic). Cet assistant peut relire un contrat ou un avenant avant sa signature, sans le nom, l’adresse, la date et le lieu de naissance, la nationalité, les numéros d’identification ni les montants ; ces textes ne servent pas à entraîner ses modèles. Google et Anthropic peuvent traiter ces données hors de l’Union européenne : ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne prévues par les conditions de chaque prestataire et, pour Google, par son adhésion au cadre de protection des données entre l’Union européenne et les États-Unis.

Combien de temps

• Données des salariés : pendant le contrat, puis coordonnées bancaires, adresse, titre de séjour, personne à prévenir, pièces de l’embauche et candidature : trente ans après la sortie ; carrière et numéro de sécurité sociale : cinquante ans ; bulletins de paie, avec l’adresse e-mail et le portable qui y donnent accès : pendant 50 ans, et au moins jusqu’aux 75 ans du salarié ; connexions : un an ; journal des actions : dix ans ; pointages : trois ans.
• Données des clients et de leurs interlocuteurs : pendant le contrat, puis trente ans après sa fin.
• Accès des clients : pendant le contrat, et 90 jours après sa fin pour consulter l’historique.
• Connexion de l’app : 180 jours sur un téléphone de salarié, renouvelés tant qu’il sert ; 30 jours dans le navigateur d’un client.
• Notifications : un an ; contenu des courriels envoyés : six mois.
• Alertes de protection du travailleur isolé : position d’une alerte SOS effacée 30 jours après la clôture de l’alerte ; alerte conservée 12 mois après l’alerte.
• Avis des visiteurs, messages et signalements : trois ans après leur dépôt.

Sécurité

Les échanges avec l’app sont chiffrés. Les données les plus sensibles (numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires, adresse du domicile, titre de séjour) sont chiffrées en base et réservées à la direction et au service RH, chaque consultation étant tracée. Les liens et codes de connexion envoyés aux salariés et aux clients sont à usage unique et ne sont jamais conservés en clair.

Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données, les faire rectifier ou effacer, en limiter le traitement, vous y opposer pour un motif légitime et demander leur portabilité, en écrivant à rgpd@vardaps.com avec un justificatif d’identité. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Supprimer son accès

L’accès d’un salarié est fermé à la fin de son contrat, et celui d’un client 90 jours après la fin de la prestation. Pour fermer un accès plus tôt ou demander la suppression de vos données, écrivez à rgpd@vardaps.com : la demande est traitée sous un mois, sous réserve des données que la loi impose de conserver (paie, temps de travail, facturation). Un téléphone peut être déconnecté à tout moment depuis l’app ou par le bureau.

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